Como evitar a morte de sua empresa

Profª Ms. Ana Maria Conti Vieira

A taxa de mortalidade infantil das MPE´s, no Brasil, é um fator que assombra os estudiosos no assunto. Segundo uma pesquisa do Vox Populi, publicada em agosto de 2007[1], essa taxa alcançou o patamar de 35,9% em 2003 para todo o Brasil, sendo que destas 98,4% são micro empresas. A questão que se apresenta então, é como cada empresário pode trabalhar para evitar fazer parte de tão triste estatística, independentemente das ações governamentais.
Um dos grandes motivos de problemas detectados em empresas extintas é a falta de competências gerenciais do empresário. Na mesma pesquisa do Vox Populi percebemos que 47% das empresas extintas nos anos relativos à pesquisa (2003 – 2005) nunca procurou uma entidade ou instituição buscando auxílio ou assessoria.
Todo empresário, ao abrir seu próprio negócio, o faz pensando em suas habilidades numa determinada área como exemplo vendas. Mas acabam por esquecer que a empresa é um organismo vivo, que deve ser tratada como tal e, para isto, necessitam ter conhecimentos e habilidades para gerenciar a empresa como um todo.
Não é possível imaginar que a empresa seja feita de pedaços ou órgãos reconhecidos como departamentos de produção, de finanças, de vendas, de compras, administrativo e de marketing. A empresa só pode sobreviver se todo o organismo for tratado e percebido como um sistema complexo que, se apresentar uma falha de funcionamento em qualquer um de seus órgãos, o todo poderá entrar em colapso. Para entender exatamente o que quero demonstrar, pense no corpo humano. É um sistema extremamente complexo formado por uma infinidade de órgãos e de mini sistemas. O que ocorre se um desses órgãos falhar? Se o coração parar de funcionar ou funcionar de forma inadequada? Se o sistema circulatório sofrer alterações? O mesmo ocorre com a empresa, por ser este também um organismo vivo.
As maiores dificuldades encontradas pelos empresários são as relacionadas com as áreas financeira e organizacional, o que dificulta ou mesmo inviabiliza o entendimento do sistema como um todo. A conseqüência primeira desta dificuldade é a incapacidade de planejar. E uma empresa sem planejamento não consegue sobreviver, pois vive num constante piloto automático sofrendo todos os danos causados pelas correrias do dia-a-dia.
Planejar significa projetar o futuro com base nos dados do passado e de olho nas tendências; significa que existe uma meta que se quer alcançar; significa traçar um conjunto de ações, muitas vezes de mudanças, para tomada de decisões. Para isto é necessário conhecimento. Não basta ter informações, é preciso que as informações se transformem em conhecimento vivo, utilizável, aplicável.
O empresário precisa buscar ajuda para adquirir esses conhecimentos em instituições que prestam serviços de consultoria, tais como instituições públicas, universidades ou consultores independentes. Isto dará ao empresário não apenas a aquisição dos conhecimentos necessários, mas mais tempo para se dedicar ao que mais sabe fazer.
O empresário precisa perceber que o que se despende financeiramente na busca de conhecimento e no planejamento de sua empresa não é custo e sim investimento, e empresa alguma, seja ela micro, pequena ou transnacional, sobrevive sem este investimento.

[1] Fatores Condicionantes e taxa de mortalidade das MPE´s. v 1, ago/2007, http://www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/BDS.nsf/E96170128C8D5ED9832573460063C25B/$File/PP141.06_Relat%20final_SEBRAE%202003.pdf, Acessado em: 25/02/2008.

Escrito em fev/2008

Orçamento doméstico

Profª Ms. Ana Maria Conti Vieira

Existem vários paradigmas firmados como máxima durante anos que devemos mudar. Um deles diz respeito à administração do lar. Administrar uma casa é tão importante e complexo como administrar uma empresa. Numa casa você encontra todas, ou praticamente todas as atividades existentes numa empresa do tipo de uma indústria. Nela encontramos o departamento de produção (cozinhar é um exemplo de produção); o departamento de logística (controle de horários dos pais e das crianças, como será o transporte de cada um, etc); o departamento de recursos humanos (contratação, treinamento e pagamento dos empregados domésticos); o departamento de serviços; o departamento financeiro e outros.
E é justamente sobre o departamento financeiro da casa que vamos falar hoje.
Em toda e qualquer casa, como nas empresas, existem as Receitas - entradas de dinheiro - e as Despesas – saídas de dinheiro. O objetivo do departamento financeiro é gerir essas entradas e saídas de modo que o Fluxo de Caixa da empresa, ou casa, se mantenha positivo e aplicar, conforme determinado pelos projetos estratégicos definidos pela mesma, o saldo restante.
A maneira mais prática de fazer esse controle começa por determinar quais são as despesas fixas e quais são as variáveis. Vamos nos ater, especificamente ao processo do gerenciamento da casa, ou seja, do orçamento doméstico.
Despesas fixas são aquelas que invariavelmente devem ser pagas, mesmo que os moradores saiam em férias o mês todo. Como exemplo disso temos o aluguel, o IPTU, o pagamento dos empregados domésticos, a TV por assinatura, a assinatura da Internet, a assinatura do telefone (sem contar as ligações ou pulsos utilizados), o seguro saúde, o seguro residencial, o seguro do carro ou o de vida.
Despesas variáveis são aquelas que variam conforme sua utilização, necessidade, escolha de compra, número de moradores ou tempo de utilização. Como exemplo temos a conta de água, luz, telefone (quantidade de pulsos ou ligações interurbanas), supermercado, açougue, quitanda, farmácia, padaria, roupas, acessórios pessoais ou para a casa, manutenção de eletrodomésticos ou mesmo do carro.
A grande questão é como conciliar todas as despesas com as receitas. Para isso utilizamos o
Fluxo de Caixa. Quando o Fluxo de Caixa for bem elaborado ele indicará a previsão das entradas e saídas dos próximos seis meses ou mesmo um ano e, assim, dará ao administrador da casa visão para projetar aplicações ou mesmo sanar algum problema de falta de fundo (saldo negativo) no Fluxo de Caixa antes que este aconteça, por exemplo, planejar a diminuição de despesas desnecessárias ou passíveis de economia, planejar políticas de prazos de pagamentos com carnês, cheques-pré ou cartão de crédito e avaliar o melhor momento para a aquisição de um bem de consumo ou o planejamento de uma viagem.
O Fluxo de Caixa deve ser elaborado com base nos valores dos últimos três meses no mínimo, tanto em relação às despesas quanto às entradas. Isto dará uma maior confiabilidade aos dados. Deve ser dividido por semana, que dará a visão de mês e que facilitará a projeção para, pelo menos, os próximos seis meses.
Na tabela abaixo, temos um exemplo de Fluxo de Caixa de um mês, que poderá facilmente ser elaborado em uma planilha eletrônica do tipo Excel. Perceba que temos as colunas “Previsto” e “Realizado”, pois o que se planejou como previsto, por algum motivo, pode vir a se modificar com o tempo. Por exemplo, o surgimento de um gasto maior com farmácia ou o aumento de um salário não previsto. O importante é que sua planilha esteja sempre em dia, o que dará a você uma melhor noção do controle entre a previsão e o realizado.
Outro fator importante é entender que o saldo inicial de um dia será sempre o final do dia anterior e, conseqüentemente, o final de uma semana será o inicial da semana seguinte, ou o final de um mês o inicial do próximo mês.
Entradas correspondem à todas as receitas recebidas que farão parte do orçamento.

Nota: não houve possibilidade de publicar a tabela do fluxo de caixa

Escrito em Ago/2009